採点ミスに対しての改善策について

 「江戸川よさこいMyフェスタ2018」におきまして、採点ミスにより、当事者の皆様、関係者の皆様には多大なご迷惑をおかけしましたこと、
改めて深くお詫び申し上げます。 大変申し訳ございませんでした。
実行委員会といたしましては、二度とこのようなミスがないよう、原因の分析と再発防止策の検討を進めております。
下記の内容は、先日ご報告いたしましたが、その後も検討を続け、加筆いたしました。

 <原因の分析>
  今回の採点集計作業は、審査員(4名)の採点表を受け取り記載内容を確認の上集計作業をする者に渡す者が2名、採点集計作業は2名がそれぞれ行うという
複数チェック体制ではありましたが、集計作業においてミスが生じてしまいました。
 その原因として下記の事項が挙がりました。
1. 採点集計作業を行う人員(人数)が適正であったか
2. 採点集計作業を行う者の経験・能力は適正であったか
3. 採点集計作業をするにあたり、ミスを防ぐだけの十分な時間をとることができていたか
4. 審査員の採点表を基に集計作業を行う者に対し、適正な人員配置、集計作業をする場所などの環境、集計作業時間、採点表の見やすさ、フォローの体制など
必要な検討が事前に十分にされていたか
5. 準備段階で採点班、設営班、渉外班など縦割り組織となり相互のコミュニケーション不足、協力体制の不十分あるいは役割分担の不徹底などはなかったか。

<再発防止策>
 上記の原因を踏まえ、下記の通りミスの起こらない準備、環境を検討しております。
1. 適正な人員配置 : 実行委員リストを作成し役割分担を明確にする。作業ごとに経験者をリーダーとしたチームを結成する。
特に採点集計チームには十分な人数を当て、互いにフォローしやすい体制をつくる。
2. 適正な時間配分 : 集計作業にかける時間を十分にとる。そのため参加者、観衆を飽きさせないよう集計時間中にアトラクションを行うなどプログラムの変更や
追加を検討する。具体的には、「旗の祭典」を集計時間に行うことを検討したい。
3. 審査員の採点表の見直し : 記入しやすさ、見やすさを検討する。具体的には、点数に〇をつける方法を止め数字で大きく記入していただく。
点数の書き換えは赤ペンで訂正していただく。審査員が演舞の比較をしやすいようにメモ用紙を準備する。
採点表は机に貼り付けていたがバインダーにまとめることとする
4. 集計方法の見直し : 採点表を写真データなどで共有し、複数グループによる個別集計によりチェック体制の確実性を増す。
最後にまとめて集計する方法を止め、審査員のご協力の元、途中でも集計できるようにしたい
5. 実行委員相互のフォロー体制の構築 : チーム同士あるいは個々のコミュニケーションを潤滑に行い、作業の負担が大きくなっているチームや人がないか
気を配り適切にフォローできるようにする。
効率的な作業によりフォローのできる人員を増やす。具体的には、あらかじめ賞品を審査席横に準備するなどして集計時の集計以外の作業を少なくしフォロー体制を
作りたい
6. Myフェスタ運営体制全体の見直し : 今回の事例に限らず、Myフェスタ運営上の不備などを検討し、真摯に反省し、起こりうるミスを事前検討し対策を準備する
 
 今後も検討を続け、ミスの起こらない体制作りに取り組んでいきたいと思います。
 皆様には、実行委員会に対しこれからも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
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